Par Canvy
Organiser ses œuvres commence par une fiche par pièce, conservée au même endroit, un seul, auquel vous faites confiance. Pas un tableur sur l'ordinateur, des photos sur le téléphone et des prix de mémoire. Quand chaque pièce a sa fiche, tout devient plus simple : la retrouver, la montrer, la vendre. Ce guide couvre ce qu'il faut noter pour chaque œuvre et une numérotation qui tient dans la durée. Il explique aussi comment classer et partager votre travail, avec une routine pour garder le tout à jour.
Pourquoi un seul catalogue vaut mieux qu'un tableur et une galerie photo
Chaque semaine, les mêmes questions reviennent. Est-ce encore disponible ? Quel est le format ? À combien cela s'est-il vendu, et à qui ? Où se trouve l'œuvre : à l'atelier, à la galerie, sur un salon ? Quand les réponses sont dispersées entre un tableur, un carnet, votre téléphone et votre mémoire, chacune demande une recherche, et certaines se perdent.
Un seul catalogue donne à chaque pièce une fiche unique. Vous répondez à une galerie en une minute, vous envoyez la bonne sélection à un collectionneur, et vous savez ce que vous avez avant des portes ouvertes. Il y a aussi une raison qui dépasse la vente : une description type d'une œuvre aide à la retrouver si elle est un jour perdue ou volée.
Ce qu'il faut noter pour chaque œuvre
Partez de ce que notent les musées. Object ID (en anglais) est la norme internationale de documentation pour identifier et décrire les biens culturels. Elle retient neuf catégories : type d'objet, matériaux et techniques, mesures, inscriptions et marques, signes distinctifs, titre, sujet, date ou période, et auteur. L'auteur, c'est vous, il en reste donc huit pour votre propre travail :
- Le titre et le type d'œuvre : peinture, estampe, dessin, photographie
- Les matériaux et techniques : huile sur toile, monotype, tirage giclée sur papier coton
- Les mesures : hauteur, largeur et profondeur, avec l'unité
- La date, même si ce n'est que l'année, ou « vers »
- Le sujet, en quelques mots
- Les inscriptions et marques : votre signature et son emplacement, tout ce qui est écrit au dos
- Les signes distinctifs : un cadre profond, un bord déchiré, un coin réparé
Ajoutez ensuite ce dont un artiste en activité a besoin :
- Un numéro d'inventaire (voir plus bas)
- Le prix, et s'il s'affiche publiquement
- Le statut : disponible, réservée, prêtée ou vendue
- L'emplacement : l'atelier, le stockage, ou la galerie qui détient l'œuvre
- L'acheteur et la date, une fois l'œuvre vendue
- Ce qu'elle a coûté et le temps qu'elle a demandé, si vous suivez cela
- Une note privée pour le reste : qui s'y est intéressé, où elle a été montrée
La procédure d'Object ID compte quatre étapes : photographier l'objet, renseigner les catégories ci-dessus, rédiger une courte description et conserver la documentation en lieu sûr. C'est cette dernière étape que saute la galerie photo d'un téléphone.
Pour aller plus loin, le guide Career Documentation for the Visual Artist de la Joan Mitchell Foundation (en anglais) explique comment créer un inventaire d'œuvres. Il est gratuit, en PDF, en livre numérique ou en livre audio.
Donnez un numéro à chaque pièce
Les titres se répètent. Beaucoup d'artistes ont plus d'un « Sans titre », et une série peut partager un même nom. Donnez donc à chaque pièce un numéro qui ne change jamais. Un système simple fonctionne le mieux : l'année, puis un numéro qui se suit, comme 2026-014. Ajoutez une lettre si besoin, comme 2026-014-P3 pour le troisième tirage d'une édition. Inscrivez le numéro au dos de l'œuvre et sur sa fiche, et ne le réutilisez jamais, même après la vente.
Photographiez-la une bonne fois
La photo est ce qui permet à vous, à une galerie ou à un acheteur de reconnaître la pièce : prenez-la donc avant que l'œuvre quitte l'atelier. Photographiez-la bien de face, avec un éclairage égal et l'œuvre entière dans le cadre, puis le dos avec votre signature et les étiquettes éventuelles. Une bonne photo aujourd'hui vous évite de courir le jour où l'on vous demande une image.
Classez en dossiers selon votre façon de travailler
Les dossiers doivent suivre la question que vous vous posez le plus souvent. Certains artistes classent par série, d'autres par année ou par technique, et ceux qui travaillent sur commande classent souvent par client. Choisissez un classement principal et tenez-vous-y ; les étiquettes et la recherche font le reste.
Organiser ses œuvres dans Canvy
Le Gestionnaire d'œuvres d'art de Canvy est fait pour cela : un seul catalogue privé, que vous ayez vingt œuvres ou deux mille.
- L'import : photographiez un tableau, même de biais ou dans son cadre, et l'IA de Canvy trouve l'œuvre et la recadre droite. Ajoutez tout un lot de photos d'un coup, et vérifiez chaque recadrage.
- La fiche : chaque œuvre garde sa technique, ses dimensions, sa date de création, son prix et sa disponibilité, de « à vendre » à « vendu ». Elle garde aussi des étiquettes, des liens d'achat et des notes privées, un numéro d'inventaire, le temps passé et le coût.
- Un point de départ : Canvy peut proposer un titre, une description et des étiquettes, pour que vous partiez d'un brouillon plutôt que d'un formulaire vide.
- Les dossiers : par série, année, technique ou client, et des dossiers dans des dossiers à mesure que la bibliothèque grandit. Sélectionnez plusieurs œuvres pour les déplacer ensemble ou créer un nouveau dossier à partir de la sélection.
- La recherche : retrouvez n'importe quelle pièce par son titre.
- Toutes les formes : des œuvres rondes et détourées, pas seulement des rectangles.
- Tous les appareils : la même bibliothèque sur votre ordinateur, iPad, iPhone et téléphone Android. Ajoutez une pièce à l'atelier, et elle est là quand vous ouvrez l'application sur un salon.
La bibliothèque est privée : personne d'autre que vous ne peut la voir. Vous choisissez si le prix d'une œuvre s'affiche, et vous pouvez masquer ses dimensions quand vous vendez des tirages. Les mises en situation, votre site portfolio, les collections et les cartels à QR code puisent dans la même bibliothèque, détails compris. Vous ne décrivez donc chaque pièce qu'une fois. Changez un titre ou un prix, et votre site, vos collections et vos pages de QR code l'affichent aussitôt.
Ne partagez que ce que vous choisissez
Une galerie, un client ou une exposition n'a généralement besoin que d'une partie de votre travail. Dans Canvy, une collection est une sélection d'œuvres choisies à la main, avec son propre lien, en haut de votre bibliothèque. Elle reste hors ligne tant que vous ne l'activez pas, et vous pouvez la désactiver à tout moment. Avec Pro, vous pouvez ajouter un mot de passe pour que seules les personnes invitées puissent l'ouvrir. Les visiteurs peuvent vous contacter par e-mail, WhatsApp, Instagram, Messenger ou Telegram.
Tenez-le à jour
Un catalogue n'est utile que si vous pouvez vous y fier. Trois habitudes y veillent :
- Ajoutez chaque pièce dès qu'elle est terminée, avec sa photo, son numéro et ses détails, avant qu'elle quitte l'atelier.
- Changez le statut le jour même d'une vente, d'un envoi ou d'un prêt, et ajoutez l'acheteur.
- Une fois par saison, faites le tour de l'atelier et du stockage, catalogue ouvert, et corrigez ce qui ne correspond pas.
Une check-list pour commencer cette semaine
La première heure
- Choisissez votre numérotation et notez-la
- Ajoutez vos dix pièces les plus récentes, avec photos et détails complets
- Créez les dossiers dans l'ordre qui vous servira : série, année, technique ou client
La première semaine
- Ajoutez tout ce qui est à vendre, puis tout ce qui est prêté ou en galerie
- Notez ce que vous savez des œuvres vendues : acheteur, date et prix
- Photographiez les dos et les signatures qui vous manquent
Chaque mois
- Mettez à jour les statuts et les emplacements
- Vérifiez que chaque nouvelle pièce a un numéro et une photo
Les questions que se posent les artistes
Un tableur ne suffit-il pas ?
Pour quelques dizaines de pièces, si, parfois. Cela se complique quand les photos sont ailleurs, quand vous devez partager une sélection, ou quand vous voulez les mêmes détails sur votre site.
Qui peut voir mon catalogue ?
Personne d'autre que vous. Votre bibliothèque est privée, et une collection reste hors ligne tant que vous ne l'activez pas.
Puis-je récupérer mes images ?
Oui. Vous pouvez télécharger l'image originale de n'importe quelle œuvre à tout moment.
Est-ce gratuit ?
Canvy Free permet jusqu'à 100 œuvres, une collection et 10 QR codes, et Plus et Pro davantage ; la page tarifs donne le détail.
Si vous cherchez d'autres outils pour votre pratique, notre sélection de logiciels gratuits pour artistes (en anglais) couvre les applications de dessin et de retouche.
Vous voulez réunir tout votre travail au même endroit ? Commencez votre catalogue dans le Gestionnaire d'œuvres d'art. Commencer sur Canvy est gratuit.
